Оренбургский государственный университет

Мы начинаем своеобразную летопись того, как вуз переходил на дистанционную работу весной и летом этого года. В нескольких материалах мы расскажем о работе различных подразделений вуза, оказавшихся во время пандемии на передовой и переведших всю систему обучения на дистанционные рельсы. Первая публикация — о настройке, цифровизации дистанционного обучения в самом начале пандемии.

Естественно, основной объем работ стали выполнять сотрудники центра информационных технологий (ЦИТ). Также в этом процессе активно участвовали отдел сопровождения дистанционных образовательных технологий учебно-методического управления, отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов, отдел по связям с общественностью, отдел по социальной и воспитательной работе и многие другие. Многим еще до сих пор некогда осмыслить прошедшие события, но история должна знать своих героев.

Буквально с 18 марта на сайте ОГУ был создан раздел «О коронавирусе», который в дальнейшем был переименован в «Актуальная информация о дистанционном обучении и работе». Там размещаются оперативные данные и приказы, регулирующие работу многотысячного коллектива. Сотрудники сектора разработки и сопровождения сайтов отдела информационных систем (ИС) ЦИТ Юлия Кирикова, Ольга Янгичер, Игорь Возяков, а также отдел по связям с общественностью работали в тесном взаимодействии. У преподавателей и студентов было множество вопросов о структуре обучения и работы. Руководство вуза принимало решения оперативно, так же оперативно ответы появлялись на информационных ресурсах вуза.

К выходу на дистанционный режим работы перед вузом встала задача обеспечить преподавателей и студентов онлайн-инструментарием.

Более 5000 площадок в Moodle

В период удаленной работы для каждого преподавателя вуза центр информационных технологий подготовил площадку в образовательной системе Moodle. Каждая такая площадка обеспечивала поддержку учебной работы, организацию индивидуального и группового взаимодействия обучающихся и преподавателей. Площадка позволяет создать для заданных учебных групп новый учебный курс или сделать ссылку на уже имеющийся. Стоит отметить, что для организации образовательного процесса создано 5239 новых площадок! Подавляющую часть работы выполнили сотрудники центра информационных технологий: заведующий сектором информационных технологий отдела телекоммуникаций ЦИТ Юрий Ушаков, заместитель директора ЦИТ по программным системам Павел Веденеев, ведущий программист отдела информационных образовательных технологий (ИОТ) ЦИТ Александр Удовик.

Далее работы только прибавилось — программисты ЦИТ связали личный кабинет каждого обучающегося с курсами в Moodle.

Постоянно консультировали преподавателей и студентов по работе в системах Moodle и АИССТ сотрудники отдела ИОТ ЦИТ Елена Горутько, Альбина Мамбетова, Анастасия Рычкова, Александр Удовик. В апреле отдел разработал новый раздел сайта «Учим и учимся дистанционно» с методическими рекомендациями для студентов и преподавателей, а также создали новый обучающий курс по работе в Moodle для преподавателей ОГУ, на канале в YouTube разместили руководство по Moodle, включающее в себя 18 видеоинструкций по добавлению ресурсов и элементов электронного курса в системе Moodle.

— Несмотря на то что университетская платформа электронного обучения «Электронные курсы ОГУ в системе обучения Moodle» функционирует в вузе уже более десяти лет, в период дистанционного формата обучения количество активных пользователей системы — преподавателей и студентов — увеличилось более чем в 3 раза. Конечно, это привело к значительному увеличению нагрузки как на сервер, так и на сотрудников, осуществляющих программно-технологическую и информационно-методическую поддержку этой платформы, — говорит начальник отдела информационных образовательных технологий ЦИТ Елена Дырдина.

В это же время некоторому количеству студентов из-за перехода на дистанционный формат обучения понадобилось восстановить позабытые учетные данные к своим личным кабинетам. Сотрудники отдела информационных систем Ольга Янгичер и Юлия Кирикова вместе с сотрудниками научной библиотеки в удаленном режиме оказывали помощь в максимально короткие сроки.

Три новых сервера для удаленного доступа сотрудникам вуза

Также продолжался переход на дистанционную работу большинства подразделений вуза. Организацией удаленного доступа работников неучебных подразделений к своим рабочим компьютерам занимались начальник отдела телекоммуникаций ЦИТ Сергей Щетинкин, Юрий Ушаков и Павел Веденеев.

Для учебных подразделений — деканатов факультетов, учебных частей институтов, кафедр — Юрий Ушаков совместно с заведующей сектором сопровождения программных систем отдела ИС Ириной Агеевой настроили три новых сервера удаленного доступа, которые позволяли одновременно десяткам и даже сотням пользователей работать с такими необходимыми для организации учебного процесса программными системами информационно-аналитической системы (ИАС) вуза, как «Деканат», «Личная карточка обучающегося», «Учебные планы», «Фонд рабочих программ и оценочных средств», «ВКР» и другими.

Так как всем было понятно, что пандемия затянется, решением проблемы удаленного взаимодействия обучающихся с деканатами, учебными частями, управлением бухгалтерского учета и отчетности, другими подразделениями университета занялись разработчики ИАС ОГУ Павел Веденеев, Надежда Ащеулова, Алексей Паршков, Артур Жигалов, Сергей Климачёв, Дмитрий Иванов. Они расширили возможности программных систем информационно-аналитической системы ОГУ «Личный кабинет обучающегося», «Личный кабинет преподавателя», «Личный кабинет декана», «Деканат», разработали новую программную систему «Обращения, направленные через личные кабинеты обучающихся и работников».

— Программистами ЦИТ реализован целый комплекс задач, который позволил обучающимся при помощи личных кабинетов подавать в электронном виде заявления, запросы на выдачу справок, аттестационных листов и других документов, а подразделениям — обрабатывать поступившие обращения и отправлять обучающимся в ответ электронные документы в их личные кабинеты, — говорит заместитель директора ЦИТ по программным системам Павел Веденеев.

— Сотрудники разных отделов центра информационных технологий провели и продолжают проводить колоссальную работу. Я очень им всем благодарен за самоотверженный труд, — говорит директор ЦИТ Юрий Кудинов.

Зарплаты и отпускные вовремя

Управление бухгалтерского учета и отчетности должно всегда работать, как часы. В первые дни пандемии пришлось максимально оперативно переводить всех сотрудников на удаленку. На общем совещании 20 марта коллективным разумом были разработаны проекты внутренних документов управления: требования к электронным документам, способ определения надежности источника информации, разработан перечень критических функций управления. В условиях неопределенности рассматривались даже полностью негативные сценарии: логины и пароли работников в запечатанном виде были переданы руководству управления, начальникам отделов. Для каждого финансового процесса были разработаны памятки, формы документов с образцами заполнения размещены на сайте. Главный специалист по информационно-технологическому обеспечению учета и отчетности Андрей Энс обеспечил удаленный доступ к своим рабочим местам всем работникам управления. Особенно важным было обеспечить безопасность финансовой информации, санкционированный доступ к ней.

— Нельзя было допустить срыв выплат заработных плат и стипендий, просрочку оплаты обязательств университета по налогам, закупкам, — говорит начальник управления бухгалтерского учета и отчетности Ирина Овчинникова. — В первые недели нерабочих дней было очень непросто, понятие окончания рабочего дня отсутствовало. Внешних для управления запросов поступало огромное количество, но все выплаты были произведены в установленные сроки.

На особой повестке была социальная стипендия, которая назначается на период действия справки из органов социальной защиты, получить которую теперь не было возможности. Таким студентам назначалась материальная помощь в размере ранее выплачиваемой стипендии. Много запросов было и от коммерческих студентов о возможности оплаты дистанционно. Уже в режиме нерабочих дней и самоизоляции были заключены договоры с банками по приему онлайн-платежей по уникальному номеру договора, который размещен в личном кабинете студента.

Несладко пришлось в первые дни пандемии и управлению правового обеспечения, кадровой политики и профилактики коррупции. В период, когда даже Министерство науки и высшего образования страны издавало приказы по ночам, приходилось работать вне трудового графика. Необходимо было быстро, но грамотно готовить множество новых документов: приказы и распоряжения о рабочих и нерабочих днях, о круге лиц, переведенных на дистанционную работу, о допуске к рабочим местам и многое другое. А традиционный объем работы также никуда не делся.

На передовой оказался и отдел документационного обеспечения и контроля исполнения документов. Когда нельзя было даже передвигаться по университету, делали это они.

— Без входящей и исходящей корреспонденции вуз не может правильно функционировать. Поэтому наш отдел остался работать на местах, — говорит начальник отдела документационного обеспечения и контроля исполнения документов Ольга Сергеева. — Мы особо благодарны делопроизводителю Марине Коваленко, она обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию.

Отдел сразу взял на себя функции отправки по почте тех документов, что раньше раздавались в вузе: уведомления об отпусках, справки из деканатов, бухгалтерские справки и документы. Только в апреле от управления правового обеспечения было отправлено больше на 300 писем. Кроме того, стали принимать даже контрольные работы некоторых студентов. Вся входящая корреспонденция сканируется и отправляется по электронной почте в подразделения университета. Общий объем работы в период дистанционного режима в отделе вырос в среднем на 35 процентов.

А дальше была сессия… Об этом читайте в следующей серии.

Отдел по связям с общественностью ОГУ

Ошибка в тексте? Выделите её и нажмите «Ctrl + Enter».