ОГУ - Положение о внутреннем контроле в Оренбургском государственном университете

Официальные документы › Внутренний контроль и аудит

Положение о внутреннем контроле в Оренбургском государственном университете

от 26.05.2021 № 69-д, с изменениями № 1 от 05.05.2023

Скачать актуальную редакцию

Изменения № 1 от 05.05.2023

Приложение 1. Годовой план проведения проверок деятельности структурных подразделений ОГУ

Приложение 2. Программа проверки

Приложение 3. Справка по результатам проверки

Приложение 4. Акт о результатах проведения проверки

Приложение 5. Акт по результатам контрольной проверки

Приложение 6. План мероприятий по устранению выявленных нарушений и их предупреждению (предотвращению) в дальнейшей деятельности структурного подразделения ОГУ

Приложение 7. Отчет о выполнении плана мероприятий по устранению выявленных нарушений и их предупреждению в дальшейшей деятельности

Приложение 8. Акт о непредставлении информации, документов и материалов

Приложение 9. Акт о необеспечении доступа лицам(у), проводящим(ему) проверку, в помещения, занимаемые структурным подразделением Университета

1 Общие положения

1.1 Настоящее Положение о внутреннем контроле в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Оренбургский государственный университет» (далее — Положение) разработано в соответствии с требованиями и на основании положений следующих документов:

Бюджетного кодекса Российской Федерации;
Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
приказа Минфина России от 31.12.2016 № 256н «Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета для организации государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора»;
приказа Минфина России от 07.09.2016 № 356 «Об утверждении методических рекомендаций по осуществлению внутреннего финансового контроля»;
приказа Минфина России от 30.12.2017 № 274н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»;
приказа Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по их применению»;
документа Минфина России от 23.12.2013 № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности»;
письма Минобрнауки России от 23.12.2019 № МН-22/914 о направлении методических рекомендаций по организации и осуществлению внутреннего контроля организациями, подведомственными Министерству науки и высшего образования Российской Федерации;
устава федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Оренбургский государственный университет».

1.2 Положение устанавливает цели, задачи внутреннего контроля в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Оренбургский государственный университет» (далее — Университет, ОГУ), а также общие принципы построения и функционирования системы внутреннего контроля.

1.3 При реализации полномочий по осуществлению внутреннего контроля Университет руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства науки и высшего образования Российской Федерации (далее — Министерство), уставом Университета, учетной политикой Университета, а также настоящим Положением.

1.4 Организация и функционирование системы внутреннего контроля осуществляются в соответствии со следующими принципами:

1.4.1 Принцип непрерывности.

Система внутреннего контроля функционирует непрерывно при осуществлении Университетом деятельности и выполнения управленческих функций.

1.4.2 Принцип интеграции.

Все процессы системы внутреннего контроля интегрированы в существующие процессы деятельности Университета. Контрольные процедуры интегрированы с процессом реагирования на риски. Набор контрольных процедур достаточен для реагирования на риск и достижения соответствующих целей Университета.

1.4.3 Принцип комплексности.

Система внутреннего контроля охватывает все направления деятельности Университета и все виды возникающих в их рамках рисков. Контрольные процедуры применяются во всех процессах на всех уровнях управления.

1.4.4 Принцип ответственности и функциональности.

Все субъекты внутреннего контроля несут ответственность за выявление, оценку, анализ и непрерывный мониторинг рисков. Распределение ответственности по управлению рисками различных направлений деятельности осуществляется ректором Университета с учетом распределения функциональных обязанностей.

1.4.5 Принцип риск-ориентированности.

Внутренний контроль направлен в первую очередь на рисковые направления деятельности. Его эффективность достигается путем расстановки приоритетов при выборе контрольных процедур. Задача внутреннего контроля заключается не только в выявлении нарушений и их устранении в ходе контрольных мероприятий, но и выявлении, оценке и предотвращении рисков, которые возникают и могут возникнуть в деятельности Университета, оказании помощи руководству Университета в решении задач управления рисками. Суть риск-ориентированного подхода состоит в выявлении проблемных зон и выборе наилучшего способа снижения негативных факторов в деятельности Университета.

1.4.6 Принцип стандартизации.

Внутренний контроль осуществляется на основе стандартов, единых для всех структурных подразделений Университета.

1.4.7 Принцип эффективности.

Система внутреннего контроля считается эффективной, если позволяет исключить или существенно снизить риски в деятельности Университета.

1.4.8 Принцип своевременности.

Информация о выявленных нарушениях своевременно предоставляется лицам, уполномоченным принимать управленческие решения.

1.4.9 Принцип формализации.

Система внутреннего контроля формализована, результаты выполнения контрольных процедур оформляются соответствующими документами.

1.4.10 Принцип взаимодействия.

Внутренний контроль осуществляется на основе четкого и эффективного взаимодействия всех субъектов внутреннего контроля на всех уровнях управления Университетом.

1.5 Внутренний контроль — процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что Университет обеспечивает эффективность и результативность своей деятельности, в том числе для достижения финансовых и операционных показателей, сохранность активов, достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности, а также соблюдение законодательства Российской Федерации, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

1.6 Целями внутреннего контроля в Университете является:

контроль за соблюдением требований законодательства Российской Федерации, актов Министерства, локальных нормативных актов Университета;
оценка и управление рисками, возникающими в деятельности Университета;
разработка мер по устойчивому функционированию Университета;
выявление резервов повышения эффективности деятельности Университета;
выявление отклонений от установленных показателей, норм, положений в целях принятия оперативных и стратегических управленческих решений.

1.7 Задачи внутреннего контроля в Университете:

оперативное выявление, устранение и пресечение нарушений законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов;
повышение экономичности и результативности использования бюджетных средств путем принятия и реализации решений по результатам внутреннего контроля;
снижение рисков и убытков в хозяйственной деятельности, минимизация возможного финансового, материального и репутационного ущерба Университету;
создание надежной информационной основы для планирования деятельности Университета и принятия управленческих решений;
анализ антикоррупционных процедур, предотвращение и своевременное разрешение конфликтов интересов, возникающих в процессе деятельности Университета;
обеспечение достоверности, полноты, объективности и своевременности составления и представления финансовой, бухгалтерской, статистической и иной отчетности.

2 Виды и направления внутреннего контроля

2.1 Виды внутреннего контроля.

2.1.1 По времени осуществления внутренний контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий.

Предварительный контроль — комплекс процедур и мероприятий, направленных на предупреждение и пресечение нарушений на этапе планирования деятельности до начала совершения факта хозяйственной жизни и позволяющий определить целесообразность и правомерность конкретной операции. Осуществляется путем внедрения контрольных процедур разрешения (согласования, санкционирования) операций.

Текущий контроль проводится в процессе совершения фактов хозяйственной жизни, на этапе принятия решения по использованию активов, принятия и исполнения обязательств и отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций. Осуществляется методом оперативного (ежедневного) мониторинга, анализа совершаемых фактов хозяйственной деятельности.

Последующий контроль — мероприятия, направленные на установление законности совершаемых фактов хозяйственной жизни, предусматривающие всесторонний анализ деятельности Университета и его структурных подразделений, с целью выявления фактов положительной практики, нарушений, недостатков, рисков и разработки предложений по повышению эффективности деятельности. Осуществляется по итогам совершения хозяйственных операций и отражения их в учете. Основная задача — выявить нарушение, если оно было допущено, или подтвердить правильность осуществления хозяйственной операции.

Эффективность внутреннего контроля достигается при применении всех вышеперечисленных видов контроля. При этом применение предварительного и текущего контроля снижает нагрузку на последующий контроль и позволяет предотвратить нарушения до завершения хозяйственной операции.

2.1.2 По объему проведения контрольных мероприятий внутренний контроль подразделяется на сплошной (контрольные мероприятия осуществляются в отношении каждой операции) и выборочный контроль (контрольные мероприятия осуществляются в отношении отдельной операции или нескольких операций).

2.1.3 По способу осуществления контрольных мероприятий внутренний контроль подразделяется на документальный, фактический и смешанный.

2.1.4 В зависимости от периодичности проведения контрольных мероприятий внутренний контроль подразделяется на непрерывный и периодический.

2.2 Реализация мероприятий по внутреннему контролю направлена на обеспечение основных и дополнительных видов уставной деятельности Университета.

2.2.1 К направлениям внутреннего контроля относятся:

финансово-хозяйственная деятельность;
деятельность по использованию и распоряжению федеральным имуществом;
деятельность в сфере закупок товаров, работ и услуг;
трудовые правоотношения;
научная деятельность (с привлечением ведущих ученых);
деятельность в области мобилизационной подготовки;
деятельность по осуществлению бюджетных инвестиций в проектирование, строительство и реконструкцию объектов капитального строительств, включая вопросы осуществления функций и полномочий заказчика;
соблюдение требований законодательства Российской Федерации в области бухгалтерского (бюджетного) учета, внутренних процедур составления и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности;
эффективное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами (нормативами);
повышение результативности использования субсидий;
эффективное использование бюджетных средств и средств, полученных от приносящей доход деятельности структурных подразделений Университета;
профилактика правонарушений;
внедрение риск ориентированного подхода при осуществлении внутреннего контроля, в целом на предотвращение ущерба охраняемым законом правам и интересам;
соблюдение и укрепление финансовой дисциплины;
повышение качества управления;
иные, предусмотренные Уставом Университета направления деятельности.

2.3 Система внутреннего контроля позволяет следить за эффективностью работы всех структурных подразделений Университета.

2.4 В рамках внутреннего контроля проверяется правильность отражения совершаемых фактов хозяйственной жизни в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и иными локальными нормативными актами Университета.

3 Субъекты внутреннего контроля

3.1. Виды субъектов внутреннего контроля.

3.1.1 Субъектами внутреннего контроля являются отдельные должностные лица или группы этих лиц, которые в силу возложенных на них обязанностей могут осуществлять мероприятия по внутреннему контролю, а именно:

ректор;
ученый совет;
проректоры;
отдел оперативного контроля и аудита;
работники, в должностные обязанности которых включены функции внутреннего контроля (при осуществлении предварительного и текущего контроля);
иные работники в рамках осуществления самоконтроля;

3.2 Разграничение полномочий и ответственность субъектов, задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется локальными нормативными актами Университета, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами Университета и должностными инструкциями работников.

3.3 Ректор.

3.3.1Ректор несет ответственность за разработку системы внутреннего контроля и осуществляет общий контроль за ее надлежащим функционированием. От него зависит регулярность проведения контрольных мероприятий и принятие мер по их результатам.

3.3.2 Ректор:

устанавливает общие принципы и требования к организации внутреннего контроля;
принимает решение о форме организации внутреннего контроля;
утверждает локальные нормативные акты по вопросам внутреннего контроля;
утверждает годовой план проведения проверок деятельности структурных подразделений ОГУ по форме согласно приложению 1 (далее — годовой план проверок);
осуществляет контроль за проведением контрольных мероприятий, принимает меры по их итогам, проводит регулярные рабочие совещания по вопросам внутреннего контроля;
обеспечивает эффективность и независимость внутреннего контроля;
устанавливает критерии оценки результативности внутреннего контроля;
дает оценку состояния системы внутреннего контроля и эффективности ее функционирования, по итогам которой принимает решение об оптимизации системы внутреннего контроля;
осуществляет контроль за надлежащим материально-техническим обеспечением отдела оперативного контроля и аудита;
обеспечивает повышение квалификации работников Университета, в том числе работников отдела оперативного контроля и аудита;
осуществляет иные функции в рамках общего контроля за функционированием системы внутреннего контроля.

3.4 Ученый совет:

рассматривает итоги мероприятий в рамках осуществления внутреннего контроля и утверждает рекомендации, направленные на профилактику нарушений и совершенствование системы внутреннего контроля.

3.5 (В ред. изм. № 1 от 05.05.2023.) Проректоры:

вносят предложения о включении объектов проверки в проект годового плана проверок на очередной календарный год;
осуществляют функции по внутреннему контролю (при осуществлении предварительного и текущего контроля и в рамках самоконтроля) в соответствии с настоящим Положением, организационно-распорядительными документами Университета и должностными инструкциями.

3.6 Отдел оперативного контроля и аудита.

3.6.1 Отдел оперативного контроля и аудита создан на основании приказа ректора, осуществляет контрольные функции на постоянной основе.

3.6.2 (В ред. изм. № 1 от 05.05.2023.) Отдел оперативного контроля и аудита подчиняется непосредственно ректору, действует на основании Положения об отделе оперативного контроля и аудита.

3.6.3 Помимо основных задач по проведению мероприятий внутреннего контроля на отдел оперативного контроля и аудита также возложено взаимодействие с органами государственного контроля и надзора, правоохранительными органами, контрольными подразделениями Министерства, иными контролирующими органами при направлении ими запросов, проведении проверок в целях обеспечения устранения нарушений по итогам проверок.

3.6.4 Функции отдела оперативного контроля и аудита:

организация и проведение всех видов контроля (предварительного, текущего и последующего);
методологическое обеспечение системы внутреннего контроля;
анализ результатов контрольных мероприятий;
выявление рисков и разработка рекомендаций по совершенствованию внутреннего контроля и профилактике нарушений;
проверка устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий;
проведение оценки эффективности системы внутреннего контроля.

3.6.5 Начальник отдела оперативного контроля и аудита:

формирует систему внутреннего контроля, нормативно-методологическую базу для осуществления внутреннего контроля;
осуществляет разработку системы определения и выявления рисков, плана действий по их предотвращению и минимизации;
определяет перспективные направления и объекты внутреннего контроля на основе оценки информации о рисках и их значимости;
осуществляет разработку годового плана проверок для последующего рассмотрения и утверждения ректором;
организует контрольные мероприятия, распределяет обязанности между работниками отдела оперативного контроля и аудита;
направляет запросы о предоставлении документов материалов и информации, необходимых для осуществления внутреннего контроля;
привлекает (в случае необходимости и по согласованию с руководителем структурного подразделения Университета) к проведению мероприятий внутреннего контроля работников других структурных подразделений Университета, а также внешних экспертов;
вносит предложения по совершенствованию локальных нормативных актов и иных документов Университета;
контролирует работу по соблюдению всеми работниками отдела оперативного контроля и аудита требований нормативных правовых актов, локальных нормативных актов Университета;
осуществляет организацию мероприятий по оценке эффективности работы отдела оперативного контроля и аудита;
организует контроль за устранением нарушений и недостатков по итогам контрольных мероприятий;
организует работу по подготовке к проверкам Министерства, органов государственного контроля и надзора, правоохранительных органов, иных контролирующих органов, а также по устранению нарушений и недостатков по итогам указанных проверок;
организует взаимодействие с Министерством по вопросам предоставления информации о функционировании системы внутреннего контроля;
иные функции в рамках организации и проведения внутреннего контроля.

3.7 Работники Университета осуществляют функции по внутреннему контролю (при осуществлении предварительного и текущего контроля и в рамках самоконтроля) в соответствии с настоящим Положением, положениями о структурных подразделениях, работниками которых они являются, а также организационно-распорядительными документами Университета и должностными инструкциями данных работников.

4 Организация внутреннего контроля

4.1 Формы организации внутреннего контроля.

4.1.1 Основными формами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил и процедур, таких как наличие четких должностных инструкций, необходимость согласования операций, визирование документов вышестоящими должностными лицами.

4.1.2 Текущий контроль осуществляется начальником структурного подразделения Университета, объектом контроля являются подчиненные работники. Этот вид контроля заключается в регулярной проверке работы подчиненных работников, обсуждении возникающих проблем и предложений по совершенствованию работы. Также на стадии текущего контроля применяется самоконтроль, то есть осуществление должностным лицом проверки выполняемой им операции на соответствие требований нормативных правовых актов и локальных нормативных актов Университета, а также оценки причин, негативно влияющих на совершение операций.

4.1.3 Формы организации последующего контроля определяются ректором в соответствии с настоящим Положением.

4.1.4 Внутренний контроль осуществляется на всех уровнях управления Университета, во всех структурных подразделениях Университета. Филиалы и иные обособленные подразделения руководствуются настоящим Положением.

4.1.5 Система внутреннего контроля Университета организована посредством создания отдела оперативного контроля и аудита.

4.2 Процедуры, применяемые при проведении контрольных мероприятий.

4.2.1 Процедуры, применяемые при проведении контрольных мероприятий — совокупность способов (методов) и приемов, используемых для достижения целей внутреннего контроля.

4.2.2 При проведении предварительного и текущего контроля используются следующие приемы и способы (методы):

сбор (запрос), анализ и оценка (мониторинг) информации о выполнении внутренних процедур (осуществляется в рамках предварительного контроля);
санкционирование (авторизация) сделок и операций — подтверждение (согласование) операций, разрешающее их совершение или устанавливающее правомочность их совершения (визирование документа вышестоящим должностным лицом);
сверка данных;
разграничение полномочий и ротаций обязанностей;
процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;
надзор, обеспечивающий оценку достижения поставленных целей или показателей;
процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами;
самоконтроль.

4.2.3 При последующем контроле преимущественно применяются процедуры плановых и внеплановых проверок по различным направлениям деятельности. При необходимости могут проводиться внезапные проверки.

5 Организация и проведение проверок

5.1 Цели проверок и этапы их проведения.

5.1.1 Проверки используются при осуществлении последующего контроля и позволяют подтвердить правильность и законность выполнения Университетом тех или иных операций или выявить нарушения (недостатки) при осуществлении деятельности.

5.1.2 Процесс проверки включает в себя следующие последовательные этапы:

планирование проверок;
проведение проверок;
оформление результатов проверок;
принятие решений по итогам проверок;
контроль за устранением выявленных нарушений (недостатков).

5.2 Порядок планирования проверок.

5.2.1 Планирование проверок включает в себя:

формирование исходных данных для составления проекта годового плана проверок;
составление проекта годового плана проверок;
согласование и утверждение проекта годового плана проверок.

5.2.2 Проект годового плана проведения проверок составляется отделом оперативного контроля и аудита при участии иных заинтересованных структур Университета по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению.

5.2.3 При определении количества проверок, включаемых в годовой план проверок, учитывается:

актуальность контрольных мероприятий;
степень обеспеченности Университета ресурсами (трудовыми, материальными, финансовыми) для проведения проверок;
равномерность нагрузки, возложенной на работников, осуществляющих проверки;
текущее состояние внутреннего контроля и его оценка по отношению к выбираемым направлениям контроля.

5.2.4 Годовой план проверок утверждается ректором до начала календарного года с включением в него следующей информации:

перечень и наименование проверяемых структурных подразделений Университета;
наименование проверяемого направления деятельности;
форма, вид и способ проверки;
дата начала проведения проверки;
срок проведения проверки;
проверяемый период;
сведения о субъекте внутреннего контроля, ответственном за осуществление проверки.

5.2.5 Изменения в годовой план проверок вносятся по мере необходимости, путем утверждения изменений ректором.

5.2.6 Включение объектов проверки в проект годового плана проверок на очередной календарный год осуществляется согласно поручениям Министерства, предложениям структурных подразделений Министерства и его территориальных органов, ректора, проректоров, ученого совета.

5.2.7 В первоочередном порядке в проект годового плана проверок включаются объекты проверки по следующим критериям:

длительность периода, прошедшего с момента проведения последней аналогичной проверки, составляет три года;
объекты проверки, где допущены нарушения законодательства Российской Федерации, отмеченные в актах проверок государственных контрольно-надзорных органов, органов прокуратуры и правоохранительных органов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, органов муниципального контроля (надзора);
наличие высокорисковых направлений деятельности и изменение условий деятельности Университета;
существенность нарушений, выявленных по результатам ранее проведенных проверок, в том числе органами государственного контроля и надзора, правоохранительными органами, Министерством;
наличие информации, на основании которой могут быть сделаны выводы о вероятности допущения нарушений, в том числе наличие жалоб, обращений физических и юридических лиц;
наличие предписаний и поручений о необходимости проведения контрольных мероприятий от Министерства, органов государственного контроля и надзора и правоохранительных органов;
иные критерии.

5.2.8 Поручения и предложения по включению объектов проверок в проект годового плана проверок представляются в отдел оперативного контроля и аудита до 15 октября текущего года.

5.2.9 (В ред. изм. № 1 от 05.05.2023.) Проект годового плана проверок представляется отделом оперативного контроля и аудита на утверждение ректору до 20 декабря текущего года.

5.3 Виды проверок.

5.3.1 В зависимости от наличия необходимости срочного проведения контрольных мероприятий проверки могут быть плановыми, внеплановыми и внезапными.

5.3.2 Плановой проверкой является проверка, включенная в годовой план проверок.

5.3.3 Плановая проверка проводится по распоряжению ректора или иного уполномоченного лица на основании плана проверок.

5.3.4 Плановая проверка проводится в соответствии с программой ее проведения, утвержденной в соответствии с настоящим Положением.

5.3.5 Проверка, не включенная в план, является внеплановой. Внеплановые проверки проводятся по распоряжению ректора или иного уполномоченного лица.

5.3.6 Проведение внеплановых проверок в рамках внутреннего контроля осуществляется в случаях:

наличия поручений Министерства, органов государственного контроля и надзора, правоохранительных органов, иных органов государственной власти и местного самоуправления, а также информации о предстоящих проверках этих органов;
наличия жалоб и обращениям от физических и юридических лиц, указывающих на признаки нарушений законодательства Российской Федерации, а также риск причинения вреда;
наличия поручения ректора при возникновении нештатных ситуаций;
в иных случаях.

5.3.7 При необходимости в рамках внутреннего контроля по поручению ректора или иного уполномоченного лица могут проводиться внезапные проверки.

5.3.8 Проверки могут быть документальными и проверками по фактическому изучению вопроса.

5.3.9 Документальные проверки проводятся путем анализа и оценки документов Университета. Проверки по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экспертизы, контрольных замеров и т. п.

Документальные проверки предусматривают:

изучение документов на предмет корректности реквизитов;
исследование документов на предмет подлинности;
хронологический анализ;
изучение содержания документов на предмет соответствия законодательству Российской Федерации;
проверку комплектности документов.

Основными приемами фактических проверок являются:

а) Инвентаризация — способ проверки фактического наличия денежных средств, имущества, товарно-материальных ценностей, финансовых обязательств и прочих расчетов на определенную дату и соответствия их данным бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации используются такие приемы как: пересчет, обмер, взвешивание и пр.

б) Экспертная оценка — применяется при проверке качества выполненных строительных, ремонтных работ, проектно-сметной и другой документации. Для экспертной оценки рекомендуется привлекать специалистов, обладающих специальными познаниями в области выполнения этих работ.

в) Контрольный обмер объемов выполненных работ — представляет собой разновидность инвентаризации, с его помощью проверяется правильность и достоверность данных о выполненном объеме работ.

г) Осмотр и обследование — способ проверки фактического состояния и правильность использования проверяемых объектов.

д) Наблюдение представляет собой отслеживание выполняемых работниками (иными лицами) процессов или процедур, по которым, например, не остается документальных свидетельств и др.

5.3.10 В зависимости от места проведения проверки могут быть камеральными и выездными.

5.3.11 Проверки, проводимые по месту нахождения и (или) ведения деятельности объекта проверки, называются выездными.

5.3.12 Проверки, проводимые по месту нахождения субъекта внутреннего контроля на основе представленных документов, называются камеральными.

5.3.13 В зависимости от объема проверяемых вопросов и поставленных задач проверки могут проводиться выборочным или сплошным способом.

Сплошная проверка предусматривает проверку всех документов и всей совокупности действий объекта проверки, относящихся к определенному направлению деятельности (направлениям деятельности), за весь проверяемый период его деятельности.

Выборочные проверки предусматривают изучение отдельных вопросов в рамках проверки одного или нескольких направлений деятельности.

5.3.14 Проверка деятельности по использованию и распоряжению федеральным имуществом объектов проверки может проводиться путем осмотра, обследования, наблюдения, замеров, экспертизы и других действий по контролю. Проведение действий по фактическому осмотру имущественного комплекса может фиксироваться соответствующими справками, фото- и видеоматериалами.

5.3.15 В зависимости от целей проверки, проверяемых направлений деятельности проверки могут быть комплексными или тематическими.

Комплексные проверки — проверки, проводимые с целью одновременного изучения нескольких направлений деятельности.

Тематические проверки — проверки, заключающиеся в изучении и анализе отдельных направлений (направления) деятельности.

5.4 Порядок проведения проверок.

5.4.1 Проведение проверки включает в себя несколько этапов:

подготовительный этап осуществляется в целях изучения направления проверки и подготовки программы проведения проверки;
основной этап заключается в непосредственном проведении проверки и документирования результатов;
на заключительном этапе проверки формируются выводы, подготавливаются предложения (рекомендации), оформляется и предоставляется на рассмотрение ректору акт о результатах проведения проверки по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению.

5.4.2 Предварительное изучение направления подготовки проводится посредством сбора и анализа информации. На подготовительном этапе определяются области, наиболее значимые для проверки, факторы (действия или события), оказывающие негативное влияние, выявляются риски. По результатам анализа формируются цели и вопросы проверки, объем контрольных действий, программа проверки.

5.4.3 Все проверки проводятся на основании распоряжения ректора или иного уполномоченного лица (далее — распоряжение).

5.4.4 Проект распоряжения разрабатывается отделом оперативного контроля и аудита, и содержит указание на объект проверки, вид проверки (плановая/внеплановая/внезапная), место проведения проверки, должностное лицо, проводящее проверку, или перечень должностных лиц, включенных в состав рабочей группы по проведению проверки (далее — рабочая группа), проверяемый период, срок проведения проверки, перечень проверяемых направлений деятельности объекта проверки, пункт годового плана проверок, на основании которого проводится проверка, если проверка плановая.

5.4.5 Программа проверки утверждается ректором или иным уполномоченным лицом не позднее чем за 5 рабочих дней до начала плановой проверки.

5.4.6 Копия утвержденной программы проверки направляется руководителю объекта проверки до начала ее проведения или вручается в первый день проведения проверки.

5.4.7 Оригинал программы проверки подшивается к рабочей документации проверки.

5.4.8 Программа проверки должна содержать наименование объекта проверки, основание проведения проверки, перечень вопросов, подлежащих исследованию в ходе проверки, сроки проведения проверки и проверяемый период по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

5.4.9 При проведении внеплановой или внезапной проверки программа проверки не утверждается.

5.4.10 О проведении плановой проверки объект проверки уведомляется отделом оперативного контроля и аудита не позднее 5 рабочих дней до начала ее проведения, а в случае проведения внеплановой проверки — не позднее 1 рабочего дня до начала ее проведения.

5.4.11 Проведение проверки включает следующие этапы:

сбор фактических данных и информации в соответствии с программой проверки, определение их полноты и достоверности;
анализ собранных фактических данных и информации на предмет их достаточности для формирования выводов по итогам проверки;
оценка полученной информации, исследование показателей деятельности объекта проверки с целью выявления нарушений и недостатков, а также причин их возникновения;
подтверждение полученной информации (процедура запроса и получения подтверждения необходимой информации от третьих лиц).

5.4.12 Проведение проверки осуществляется работником отдела оперативного контроля и аудита. В том случае, если проверка осуществляется группой лиц, руководителем рабочей группы назначается начальник отдела оперативного контроля и аудита или его заместитель. Члены рабочей группы назначаются из числа работников отдела оперативного контроля и аудита.

5.4.13 Руководитель рабочей группы осуществляет общее руководство проверкой и координацию действий членов рабочей группы на всех этапах проверки. В том числе распределяет обязанности между членами рабочей группы, устанавливает порядок работы рабочей группы, осуществляет оперативное руководство деятельностью рабочей группы, дает членам рабочей группы указания, обязательные для исполнения, организует взаимодействие с руководством объекта проверки, направляет в случае необходимости ректору предложения по привлечению к проверке экспертов, обобщает представленные членами рабочей группы материалы по результатам проверки, предложения по устранению выявленных нарушений и рекомендации по их предупреждению в дальнейшей деятельности, составляет акт о результатах проведения проверки, отчитывается о результатах проверки.

5.4.14 Рабочая группа:

проводит проверку в соответствии с планом проверки и требованиями настоящего Положения и законодательства Российской Федерации;
устанавливает соответствие документов, представленных объектом проверки, требованиям законодательства Российской Федерации, локальных нормативных актов Университета;
готовит предложения по устранению выявленных нарушений и рекомендации по их предупреждению в дальнейшей деятельности;

5.4.15 Рабочая группа имеет право:

запрашивать и получать все необходимые для достижения целей проверки документы (сведения), касающиеся проверяемого направления деятельности, копии необходимых документов, как на бумажном, так и на электронных носителях. Копии документов на бумажных носителях должны быть сшиты, пронумерованы, подписаны уполномоченным лицом. Прием-передача документов может осуществляться при необходимости по акту приема-передачи документов;
запрашивать и получать доступ к информационным ресурсам объекта проверки;
запрашивать и получать дополнительную информацию на основании запроса в письменной форме, документы и материалы, объяснения в письменной и устной формах, необходимые для проведения проверки, у работников объекта проверки;
при осуществлении выездных проверок беспрепятственно по предъявлении документа, удостоверяющего личность, и копии распоряжения ректора или иного уполномоченного лица о проведении выездной проверки, посещать помещения и территории, которые занимают должностные лица (работники) объекта проверки, в отношении которого осуществляется проверка, требовать предъявления поставленных товаров, результатов выполненных работ, оказанных услуг, в необходимых случаях осуществлять фотосъемку, видеозапись, копирование документов.

5.4.16 Замена члена рабочей группы допускается на основании распоряжения ректора или иного уполномоченного лица.

5.4.17 При проведении проверок любых направлений и видов деятельности Университета в случаях, когда для достижения целей проверки необходимы специальные знания, навыки и опыт, которыми не владеют субъекты контроля, к участию в проведении проверки могут привлекаться внешние эксперты. Заключение эксперта приобщается к рабочей документации проверки с включением выводов эксперта в акт о результатах проведения проверки.

5.4.18 Представление ответственными должностными лицами объекта проверки документов, объяснений, иной необходимой информации осуществляется на основании устных или письменных запросов членов рабочей группы или работника отдела оперативного контроля и аудита, проводящего проверку, в срок, указанный в запросе.

5.4.19 В случае непредставления рабочей группе или работнику отдела оперативного контроля и аудита, поводящему проверку, запрашиваемой информации, документов и материалов или необеспечения доступа членов рабочей группы или работника отдела оперативного контроля и аудита, проводящего проверку, в помещения объекта проверки в день непредставления информации, документов и материалов составляется акт по форме согласно приложению 8 к настоящему Положению, а в случае необеспечения доступа членов рабочей группы или работника отдела оперативного контроля и аудита, проводящего проверку, в помещения объекта проверки составляется акт по форме согласно приложению 9 к настоящему Положению.

Вышеуказанные акты составляются в двух экземплярах и подписываются членами рабочей группы или работником отдела оперативного контроля и аудита, проводящим проверку. Один экземпляр вручается ответственному должностному лицу объекта проверки под подпись или направляется объекту проверки, второй экземпляр храниться в рабочей документации проверки.

5.4.20 Ответственные должностные лица объекта проверки:

представляют доступ рабочей группы или работнику отдела оперативного контроля и аудита, проводящему проверку, в здания, сооружения, служебные и иные помещения объекта проверки;
представляют по запросам рабочей группы или работника отдела оперативного контроля и аудита, проводящего проверку, документы, объяснения, иную необходимую информацию;
предоставляют доступ рабочей группы или работнику отдела оперативного контроля и аудита, проводящему проверку, к используемому программному обеспечению и электронным базам данных в режиме просмотра, выборки, сохранения и печати информации с соблюдением требований законодательства Российской Федерации;
предоставляют на бумажном и (или) электронном носителях копии документов (информации), в том числе хранящихся в базах данных, с соблюдением требований законодательства Российской Федерации;
предоставляют рабочей группы или работнику отдела оперативного контроля и аудита, проводящему проверку, рабочие места в отдельном служебном помещении, сдаваемом под охрану и оборудованном необходимой мебелью, компьютерами с установленным программным обеспечением, организационно-техническими средствами, средствами связи;
принимают меры по устранению в ходе проверки выявленных нарушений и их предупреждению в дальнейшей деятельности.

5.4.21 Срок проведения проверки составляет не более тридцати рабочих дней. С учетом сложности проверки, количества и объема проверяемой информации распоряжением ректора или иного уполномоченного лица, срок проверки может быть продлен, но не более чем на пятнадцать рабочих дней.

5.4.22 Срок проверки может быть продлен при наличии следующих оснований:

наличие большого количества структурных подразделений, находящихся в подчинении обособленного структурного подразделения Университета;
увеличение объема проверяемых и исследуемых документов в связи с вновь открывшимися обстоятельствами;
получение в ходе проведения проверки от правоохранительных, контрольно-надзорных органов либо из иных источников информации, свидетельствующей о наличии у структурных подразделений нарушений законодательства Российской Федерации и требующей дополнительного изучения.

5.4.23 Продление срока проведения проверки осуществляется путем внесения соответствующих изменений в распоряжение.

5.4.24 Проведение проверки может быть приостановлено распоряжением ректора или иного уполномоченного лица, на основании мотивированного обращения руководителя рабочей группы или работника отдела оперативного контроля и аудита, проводящего проверку, в следующих случаях:

а) при отсутствии или неудовлетворительном состоянии бухгалтерского (бюджетного) учета у объекта проверки — на период восстановления объектом проверки документов, необходимых для проведения проверки, а также приведения объектом проверки в надлежащее состояние документов учета и отчетности;

б) в одном или нескольких из указанных случаев:

непредставления объектом проверки информации, документов и других материалов, запрашиваемых рабочей группой или работником отдела оперативного контроля и аудита, проводящим проверку;
представления объектом проверки неполного комплекта истребуемой рабочей группой или работником отдела оперативного контроля и аудита, проводящим проверку, информации, документов и материалов;
воспрепятствования объектом проверки проведению рабочей группой или работником отдела оперативного контроля и аудита, проводящим проверку, проверки или уклонения от проверки;

в) при необходимости обследования имущества и (или) документов объекта проверки, находящихся не по месту нахождения объекта проверки.

5.4.25 При приостановлении проведения проверки отдел оперативного контроля и аудита в течение трех рабочих дней со дня принятия соответствующего решения:

письменно извещает объект проверки о приостановлении проведения проверки и о причинах приостановления;
устанавливает срок принятия объектом проверки необходимых мер по устранению препятствий в проведении проверки.

5.4.26 При проведении проверки формируются рабочая документация, которая содержит следующие документы и иные материалы, подготавливаемые в связи с проведением проверки:

документы, отражающие подготовку проверки, включая ее программу (при наличии);
сведения о характере, сроках, об объеме проверки и о результатах ее выполнения;
сведения о выполнении внутреннего контроля в отношении операций, связанных с темой проверки;
перечень договоров, соглашений, протоколов, первичной учетной документации, документов бюджетного учета и бюджетной отчетности, подлежавших изучению в ходе проверки (при наличии);
письменные заявления и объяснения, полученные от должностных лиц и иных работников объектов проверки (при наличии);
копии обращений, направленных экспертам и (или) третьим лицам в ходе проверки, и полученные от них сведения (при наличии);
копии документов объекта проверки, подтверждающих выявленные нарушения (при наличии нарушений).

6 Порядок подведения итогов контрольных мероприятий и оформления их результатов

6.1 Общие положения.

6.1.1Результаты контрольных мероприятий в зависимости от контрольной процедуры оформляются:

визированием документов, грифом согласования или листом согласования;
записями в журналах внутреннего контроля;
документами по результатам проверок.

6.2 Документирование результатов предварительного и текущего контроля.

6.2.1 Одной из основных форм документирования предварительного и текущего контроля является санкционирование хозяйственных операций путем проставления подписи должностного лица, ответственного за его поверку перед совершением операции, ее завершением, в том числе в штампе согласования к договору (контракту), на первичном документе и т.д.

6.3 Документирование результатов последующего контроля.

6.3.1 По результатам проверки в рамках последующего контроля (проверки) оформляются документы о результатах проверки, состоящие из вводной, описательной и заключительных частей.

6.3.2 В водной части указываются общие сведения о проверке и должностных лицах, ее проводивших.

6.3.3 В описательной части указывается перечень (объем) рассмотренных документов и выявленные нарушения (недостатки).

6.3.4 В заключительной части включаются выводы по итогам проверки, предложения по устранению выявленных нарушений и рекомендации по их предупреждению (предотвращению).

6.3.5 При составлении документа о результатах проверки должна обеспечиваться объективность, обоснованность, четкость, доступность и лаконичность изложения. Не допускается включение различного рода выводов, предположений или фактов, не подтвержденных документами, а также морально-этической оценки действий должностных лиц.

6.3.6 К документу о результатах проверки должны приобщаться рабочая документация, материалы, данные, расчеты, которые подтверждают наличие выявленных нарушений.

6.3.7 В случае, если проверка проводилась рабочей группой, по результатам проверки каждым членом рабочей группы составляется справка о проверке по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

6.3.8 Справка о проверке составляется в двух экземплярах (один — руководителю рабочей группы, второй — члену рабочей группы, осуществляющему проверку), подписывается соответствующим членом рабочей группы, проводившим проверку, и в срок не позднее трех рабочих дней до окончания проверки передается руководителю рабочей группы.

6.3.9 Документы о результатах проверки хранятся в отделе оперативного контроля и аудита.

6.3.10 По результатам проверки, на основании справок о проверке (при наличии), а также предложений по устранению выявленных нарушений и рекомендаций по их предупреждению в дальнейшей деятельности руководителем рабочей группы или работником отдела оперативного контроля и аудита, проводившем проверку, составляется окончательный акт о результатах проведения проверки по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению.

6.3.11 В резолютивной части акта о результатах проведения проверки после предложений по устранению выявленных нарушений и рекомендаций по их предупреждению в дальнейшей деятельности при необходимости указывается на сроки проведения контрольной проверки.

6.3.12 По результатам контрольной проверки составляет акт по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению.

6.3.13 Акт о результатах проведения проверки, акт по результатам контрольной проверки составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем рабочей группы, каждым членом рабочей группы или работником отдела оперативного контроля и аудита, проводившим проверку, утверждается ректором и в последний день проведения проверки направляется (при наличии возможности вручается лично) руководителю объекта проверки для ознакомления и подписания.

6.3.14 Один экземпляр акта о результатах проведения проверки, акта по результатам контрольной проверки хранится у объекта проверки, второй — в отделе оперативного контроля и аудита.

6.3.15 В случае несогласия с содержащимися в акте о результатах проведения проверки, акте по результатам контрольной проверки оценками, выводами и предложениями руководитель объекта проверки в течение трех дней со дня вручения акта о результатах проведения проверки, акта по результатам контрольной проверки представляет в отдел оперативного контроля и аудита в письменной форме свои возражения (пояснения) со ссылками на конкретные пункты акта о результатах проведения проверки или акта по результатам контрольной проверки. При необходимости к направляемым возражениям (пояснениям) могут быть приложены материалы, подтверждающие обоснованность этих возражений (пояснений).

6.3.16 Руководитель рабочей группы или работник отдела оперативного контроля и аудита, проводивший проверку, в течение пяти рабочих дней со дня получения возражений (пояснений) готовит письменное заключение по результатам их рассмотрения (далее — Заключение), которое прилагается к акту о результатах проведения проверки или акту по результатам контрольной проверки.

6.3.17 Заключение формируется руководителем рабочей группы на основании обоснованных предложений членов рабочей группы по итогам рассмотрения ими возражений (пояснений) объекта проверки, представленных руководителю рабочей группы не позднее трех рабочих дней со дня получения возражений (пояснений) или работником отдела оперативного контроля и аудита, проводившем проверку.

6.3.18 Копия Заключения в течение рабочего дня после утверждения ректором направляется отдела оперативного контроля и аудита объекту проверки.

7 Принятие решений по итогам контрольных мероприятий

7.1 Итоги контрольных мероприятий с выводами и предложениями докладываются ректору лицами, осуществлявшими контрольные процедуры.

7.2 По результатам рассмотрения итогов контрольных мероприятий ректором могут быть приняты следующие решения:

о проведении служебных проверок и применении мер дисциплинарной или материальной ответственности к виновным должностным лицам;
о внесении изменений в локальные нормативные акты Университета;
о внесении изменений в план проверок;
о проведении внеплановых проверок;
о принятии мер по повышению квалификации работников;
об изменении кадровой политики, выражающейся в совершенствовании процедур аттестации работников, формировании и поддержании кадрового резерва, продвижении наиболее опытных и квалифицированных работников, обеспечении соответствия распределения стимулирующих выплат результатам деятельности работников, создании системы взаимозаменяемости, введении механизмов кураторства и наставничества и пр.;
о направлении материалов контрольных мероприятий учредителю Университета, в органы государственного контроля и надзора, правоохранительные органы при выявлении нарушений, содержащих признаки административных правонарушений или уголовных преступлений;
о совершенствовании методов и процедур контроля, внедрении новых информационных технологий в учетную и контрольную деятельность;
о применении иных способов повышения эффективности внутреннего контроля.

7.3 Подведение итогов проверок может проводиться на отдельных совещаниях под председательством ректора с привлечением всех заинтересованных лиц.

8 Порядок устранения нарушений, выявленных в ходе контрольных мероприятий. Контроль за устранением выявленных нарушений (недостатков)

8.1 При установлении проверкой нарушений объект проверки обязан составить план мероприятий по устранению выявленных нарушений и их предупреждению (предотвращению) в дальнейшей деятельности (далее — план мероприятий по устранению нарушений) по форме согласно приложению 6 к настоящему Положению.

8.2 План мероприятий по устранению нарушений разрабатывается руководителем объекта проверки в течение трех рабочих дней после получения объектом проверки акта о результатах проведения проверки или акта по результатам контрольных мероприятий.

8.3 Акт о результатах проведения проверки, акт по результатам контрольной проверки и Заключение (при наличии) служат основанием для составления объектом проверки плана мероприятий по устранению нарушений.

8.4 План мероприятий по устранению нарушений должен содержать достаточный перечень мер, направленных на предупреждение (предотвращение) нарушений в дальнейшей деятельности объекта проверки.

8.5 План мероприятий по устранению нарушений утверждается ректором.

8.6 Информация о принятых мерах по устранению выявленных нарушений их предупреждению в дальнейшей деятельности отражается в отчете о выполнении плана мероприятий по устранению выявленных нарушений и их предупреждению в дальнейшей деятельности (далее — отчет), который составляется по форме согласно приложению 7 к настоящему Положению и представляется объектом проверки ректору, в сроки, установленные планом мероприятий по устранению нарушений.

8.7 Начальник отдела оперативного контроля и аудита направляет ректору отчетную информацию, поступившую от объекта проверки, о выполнении конкретных пунктов плана мероприятий по устранению выявленных нарушений.

8.8 Не реже одного раза в год отдел оперативного контроля и аудита с участием структурных подразделений ОГУ, обособленных структурных подразделений, осуществляет обобщение нарушений и замечаний, выявленных по результатам проведенных проверок, и направляет данную информацию в структурные подразделения для принятия к руководству в целях исключения указанных нарушений.

8.9 Отдел оперативного контроля и аудита информирует ректора Университета о состоянии внутреннего контроля и ходе устранения нарушений по итогам контрольных мероприятий.

9 Оценка состояния системы внутреннего контроля

9.1 Для оценки эффективности и надежности системы внутреннего контроля в Университете не реже одного раза в год должна проводиться оценка существующих контрольных мероприятий.

9.2 Оценка эффективности системы внутреннего контроля позволяет выявить неэффективные, недостающие и дублирующие процедуры внутреннего контроля.

9.3 Оценка эффективности системы внутреннего контроля проводится в Университете самостоятельно либо с привлечением внешних экспертов.

9.4 Оценка эффективности системы внутреннего контроля проводится на основании распоряжения ректора.

9.5 При осуществлении оценки эффективности системы внутреннего контроля необходимо:

сформировать и проанализировать отчеты о состоянии контрольной деятельности;
провести оценку организационно-распорядительной документации;
опросить субъектов внутреннего контроля с целью оценки их знаний и квалификации, а также с целью получения информации о фактическом порядке осуществления внутреннего контроля;
провести повторную выборную проверку документов и материалов, по итогам изучения которых были выявлены признаки нарушения законодательства Российской Федерации.

9.6 В случае выявления недостатков в организации внутреннего контроля необходимо провести анализ причин, их обуславливающих, а также определить сроки и действия, необходимые для их устранения, ответственных исполнителей.

9.7 Подведение итогов оценки существующей системы внутреннего контроля в Университете осуществляется на заседании ученого совета.

9.8 Также одним из важнейших показателей эффективности функционирования системы внутреннего контроля является отсутствие нарушений и замечаний по результатам проверок Университета учредителем, органами государственного контроля и надзора, правоохранительными органами, а также иных проверок.

9.9 Оценка состояния и эффективности внутреннего контроля в Университете также осуществляется Министерством посредством изучения и анализа результатов внутреннего контроля в ходе текущей деятельности и в ходе проверок с отражением необходимых выводов в акте проверки, справке о результатах мониторинга и других контрольных документах.

10 Заключительные положения

10.1 Настоящее Положение, а также вносимые в него изменения и дополнения утверждаются приказом ректора.

Последнее обновление: 22.05.2023