Оренбургский государственный университет

Положение о порядке направления обучающихся на культурно-массовые, спортивно-оздоровительные мероприятия, научно-практические конференции, олимпиады и иные мероприятия, связанные с реализацией уставной деятельности ОГУ

29.06.2017 № 47-д, с изм. № 1 от 30.03.2021, № 2 от 06.07.2022.

Скачать в формате PDF

Изменения № 1 от 30.03.2021

Изменения № 2 от 06.07.2022

Скачать актуальную редакцию

1 Общие положения

1.1 Положение о порядке направления обучающихся на культурно-массовые, спортивно-оздоровительные мероприятия, научно-практические конференции, олимпиады и иные мероприятия, связанные с реализацией уставной деятельности федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Оренбургский государственный университет» (далее — Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», уставом университета, нормативно-правовыми актами Правительства Российской Федерации, приказами и инструктивными письмами Министерства финансов Российской Федерации, регулирующими порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации и иностранных государств.

1.2 (В ред. изм. № 1 от 30.03.2021.) Настоящее Положение определяет:

• порядок документального оформления поездок при направлении обучающихся для участия в проводимых ОГУ или иными организациями культурно-массовых мероприятий (конкурсы, смотры, выставки, конференции, слеты, форумы, семинары и т. п.), мероприятий, направленных на выявление учебных (конкурсы, олимпиады, смотры и т. п.) и научных достижений (конкурсы, смотры, семинары, выставки и т. п.), физкультурных и спортивно-оздоровительных мероприятий, в том числе официальных спортивных соревнованиях (физкультурные мероприятия и спортивно-оздоровительные мероприятия, включенные в Единый календарный план межрегиональных, Всероссийских и международных физкультурных и спортивно-оздоровительных мероприятий, календарные планы физкультурных мероприятий и спортивно-оздоровительных мероприятий субъектов Российской Федерации, муниципальных образований);
• порядок и нормы возмещения расходов при направлении обучающихся на мероприятия.

1.3 Настоящее Положение распространяется на обучающихся очной формы обучения.

1.4 (В ред. изм. № 1 от 30.03.2021.) Целью направления обучающихся на мероприятия является выполнение задач, связанных с реализацией уставной деятельности университета, подтверждение высокого уровня способностей и подготовки обучающихся, достижение высокого результата (оценки) совместной работы обучающихся с преподавателями, повышающей имидж и престиж университета как составляющей системы образования. Направлением обучающихся признается поездка на определенный срок вне места нахождения ОГУ для участия в мероприятиях, указанных в абзаце 2 пункта 1.2 и предусмотренных образовательной программой, которую осваивают обучающиеся.

2 Порядок документального оформления поездок на мероприятия

2.1 Основанием направления обучающегося в поездку для участия в мероприятии являются приглашение, вызов, иные документы, поступившие на имя ректора университета либо проректора по соответствующему направлению деятельности, а также планы проведения мероприятий.

2.2 (В ред. изм. № 1 от 30.03.2021.) Ответственные структурные подразделения не позднее 1 октября каждого календарного года оформляют и представляют в планово-экономический отдел университета планы проведения мероприятий на предстоящий календарный год.

Ответственными структурными подразделениями за оформление и предоставление планов мероприятий являются:

• департамент молодежной политики и взаимодействия с сообществами в части проведения культурно-массовых и спортивно-оздоровительных мероприятий;
• учебно-методическое управление в части проведения олимпиад, научно-практических конференций и иных мероприятий, связанных с учебным процессом и уставной деятельностью университета.

2.3 (В ред. изм. № 1 от 30.03.2021.) На основании представленных планов мероприятий планово-экономический отдел совместно с проректором по социально-воспитательной работе — директором департамента молодежной политики и взаимодействия с сообществами, начальником учебно-методического управления осуществляет планирование видов расходов на проведение мероприятий с оформлением предварительных смет и включает данные виды расходов в план финансово-хозяйственной деятельности (далее — план ФХД) в разрезе источников финансирования. Предварительные сметы расходов согласовывает начальник управления бухгалтерского учета и отчетности — главный бухгалтер.

2.4 Для участия в мероприятии может быть направлен как один обучающийся, так и группа обучающихся. Группа обучающихся или обучающийся могут быть направлены в поездку без сопровождения ответственного лица только при условии достижения восемнадцатилетнего возраста и проведения необходимых инструктажей по технике безопасности в поездке.

2.5 В случае сопровождения группы обучающихся, направляемых в поездку с целью участия в мероприятии, декан факультета (директор института) либо заведующий кафедрой назначает ответственное сопровождающее лицо (руководителя группы). При направлении в поездку одного обучающегося, а также группы обучающихся без сопровождения в целях оказания обучающимся помощи при оформлении документов для поездки назначается руководитель.

2.6 При направлении обучающихся на мероприятие ответственное сопровождающее лицо (руководитель группы) либо руководитель совместно с деканом факультета (директором института) или заведующим кафедрой оформляют следующие документы:

• служебную записку на имя проректора по соответствующему направлению деятельности с обоснованием необходимости направления обучающихся в поездку и указанием названия мероприятия, даты его проведения, места проведения и цели, с приложением документов, подтверждающих основание направления в поездку (письма-приглашения, вызова и иных документов);
• задание для направления обучающегося на мероприятие (по форме согласно приложению № 1 к настоящему Положению);
• смету планируемых расходов (по форме в соответствии с приложением № 2 к настоящему Положению);
• проект приказа о направлении обучающегося на соответствующее мероприятие (по форме согласно приложению № 3 к настоящему Положению).

2.7 (В ред. изм. № 1 от 30.03.2021.) При направлении обучающихся на выездные мероприятия в целях проезда до места назначения и обратно могут предоставляться транспортные средства университета. Для предоставления транспортного средства ответственное сопровождающее лицо (руководитель группы) либо руководитель совместно с деканом факультета (директором института) или заведующим кафедрой дополнительно к указанным в пункте 2.6 документам оформляют служебную записку на имя директора департамента имущественных и земельных отношений, строительства и ремонта, который принимает решение о возможности предоставления транспортного средства.

2.8 На работника университета, назначенного ответственным сопровождающим лицом (руководителем группы), оформляется отдельный приказ и соответствующие документы о направлении его в командировку. Оплата суточных, проезда к месту проведения мероприятия и обратно, а также возмещение расходов по найму жилого помещения руководителю группы производится университетом в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о возмещении расходов, связанных со служебными командировками.

3 Порядок проверки и согласования документов

3.1 Не позднее чем за 5 рабочих дней до планируемой даты отъезда на мероприятие ответственное сопровождающее лицо (руководитель группы) либо руководитель представляет на проверку и согласование в соответствующие структурные подразделения университета документы, указанные в пункте 2.6 настоящего Положения.

3.2 Проверка и согласование сметы планируемых расходов осуществляется:

• планово-экономическим отделом на предмет наличия запланированных средств в плане ФХД университета, за счет которых предполагается осуществить расходы, и источника финансирования расходов;
• управлением бухгалтерского учета и отчетности на предмет экономической обоснованности и правильности отражения расходов по видам классификации расходов.

3.3 (В ред. изм. № 1 от 30.03.2021.) Проверка и согласование задания для направления обучающегося на мероприятия осуществляется:

• начальником учебно-методического управления на предмет соответствия поездки образовательной программе (для всех мероприятий) и обязанности участия обучающихся в мероприятиях согласно утвержденным планам мероприятий, направленных на выявление учебных достижений обучающихся;
• проректором по социально-воспитательной работе — директором департамента молодежной политики и взаимодействия с сообществами на предмет соответствия поездки календарным планам воспитательной работы, рабочим программам воспитания и обязанности участия обучающихся в мероприятиях согласно утвержденным планам;
• проректором по научной работе на предмет соответствия поездки планам мероприятий, направленных на выявление научных достижений обучающихся и обязанности участия обучающихся в мероприятиях согласно утвержденным планам.

3.4 (В ред. изм. № 1 от 30.03.2021.) Проверка и согласование проекта приказа о направлении обучающегося на мероприятие осуществляется учебно-методическим управлением, управлением бухгалтерского учета и отчетности, планово-экономическим отделом и отделом охраны труда и пожарной безопасности (на предмет наличия в приказе сведений о проведении необходимых инструктажей по соблюдению правил техники безопасности во время поездки и ответственных лиц за их проведение).

Лица, осуществляющие проверку и согласование документов, ставят свою подпись на документе.

3.5 После того как смета планируемых расходов, задание и проект приказа о направлении обучающегося на мероприятие прошли проверку и согласованы руководителями вышеуказанных структурных подразделений, ответственных за проверку, ответственное сопровождающее лицо (руководитель группы) либо руководитель представляет полный пакет документов проректору по соответствующему направлению деятельности, который принимает решение о направлении обучающегося на мероприятие путем визирования служебной записки, подписания приказа о направлении обучающегося на мероприятие и утверждения сметы планируемых расходов, либо об отказе в направлении обучающегося на мероприятие.

3.6 В случае принятия проректором по соответствующему направлению деятельности положительного решения о направлении обучающегося на мероприятие полный пакет надлежащим образом оформленных и подписанных документов должен быть представлен ответственным сопровождающим лицом (руководителем группы) либо руководителем в управление бухгалтерского учета и отчетности не позднее чем за 2 рабочих дня до даты отъезда.

4 Порядок и нормы возмещения расходов

4.1 (В ред. изм. № 1 от 30.03.2021.) Направленным на мероприятия обучающимся по возвращению из поездки в пределах запланированных на указанные цели средств, в соответствии с утвержденной сметой, возмещаются следующие виды расходов:

4.1.1 Расходы на проезд:

• в плацкартном вагоне железнодорожного поезда;
• автобусом междугородних перевозок общего пользования (кроме такси).

Расходы по проезду обучающегося возмещаются в размере фактически произведенных расходов на приобретение проездного документа. Если обучающийся приобретает по собственному желанию авиабилет или железнодорожный билет в купейном вагоне, расходы возмещаются в размере стоимости железнодорожного билета плацкартного вагона, действующей на дату обращения. При этом если стоимость авиабилета ниже стоимости железнодорожного билета в плацкартном вагоне поезда, то расходы возмещаются по цене авиабилета.

В исключительных случаях (например, при отсутствии железнодорожных билетов в плацкартном вагоне, срочности поездки и других случаях) допускается оплата обучающимся авиабилета или железнодорожного билета в купейном вагоне на основании служебной записки руководителя (руководителя группы) с обоснованием необходимости данного выбора, согласованной с ректором либо уполномоченным проректором.

Подтверждающими документами при возмещении (оплате) расходов на проезд являются:

• билет на железнодорожный, автомобильный, авиационный и иной транспорт общего пользования с напечатанными реквизитами кассового чека и QR-кодом;
• распечатка маршрутной квитанции и электронного билета на перевозки авиационным транспортом с указанием стоимости и посадочный талон с отметкой аэропорта, онлайн-чек. В случае утери посадочного талона, необходимо представить справку от авиакомпании, подтверждающую факт осуществления перелета;
• распечатка электронного билета и контрольного купона на железнодорожный проезд с указанием стоимости с реквизитами кассового чека и QR-кодом.

4.1.2 (В ред. изм. № 2 от 06.07.2022.) Расходы по найму жилого помещения в размере фактических расходов по проживанию в стандартных номерах (экономичный класс размещения) из расчета норматива 550 руб. в сутки, но не более 1000 руб. в сутки, как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств. Расходы по найму жилого помещения в размере свыше 550 руб. в сутки возмещаются за счет средств от приносящей доход деятельности. Расходы по найму жилого помещения в размере свыше 1000 руб. в сутки возмещаются только с разрешения ректора либо уполномоченного проректора на основании заявления обучающегося по форме согласно приложению № 4 к настоящим изменениям. При отсутствии документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, — 12 руб. в сутки.

Возмещение расходов по найму жилого помещения не производится в случаях, если в письме-приглашении, вызове, ином документе указано, что расходы за проживание несет принимающая сторона.

4.1.3 Расходы по оплате организационных взносов, взносов за участие в размере фактических затрат при наличии их в смете и при условии четкой формулировки данного вида расхода в документальном подтверждении.

4.1.4 Иные расходы в соответствии с утвержденной сметой, произведенные с разрешения ректора, уполномоченного проректора.

4.1.5 Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), обучающимся не возмещаются и не оплачиваются.

4.2 (В ред. изм. № 2 от 06.07.2022.) Расходы, указанные в пункте 4.1 настоящего Положения, возмещаются управлением бухгалтерского учета и отчетности на основании личного заявления обучающегося, составленного по форме согласно приложению № 4 к настоящему Положению, при условии документального подтверждения произведенных расходов (за исключением расходов на питание и расходов, которые несет принимающая сторона) и выполнении выданного задания.

4.3 (В ред. изм. № 1 от 30.03.2021.) В случаях, когда при направлении обучающихся на выездные мероприятия предоставляются транспортные средства университета, расходы по проезду обучающимся не возмещаются, списание горюче-смазочных материалов производится управлением бухгалтерского учета и отчетности в установленном порядке через подотчетное лицо (водителя транспортного средства, являющегося работником университета) на основе предоставленных путевых листов и служебной записки о выделении транспортного средства, подписанной проректором по административно-хозяйственной работе и капитальному строительству.

4.4 (В ред. изм. № 1 от 30.03.2021.) При фактическом превышении норм расхода, установленных пунктами 4.1.1, 4.1.2 настоящего Положения, расходы могут быть возмещены сверх норм только с разрешения ректора университета или уполномоченного им проректора по соответствующему направлению деятельности за счет средств от приносящей доход деятельности на основании заявления обучающегося, составленного по форме согласно приложению № 5 к настоящему Положению, но не более предельных норм возмещения расходов, установленных действующим законодательством Российской Федерации, только при предоставлении обучающимся полного пакета документов согласно настоящему Положению.

4.5 Возмещение расходов обучающемуся производится управлением бухгалтерского учета и отчетности путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту, а при ее отсутствии — через кассу университета.

5 Порядок выдачи авансов и оформления авансового отчета

(Добавлен в ред. изм. № 1 от 30.03.2021.)

5.1 В случае необходимости авансирования предстоящих расходов на поездку оформляется заявление на получение аванса с указанием видов и сумм расходов по форме согласно приложению № 1 к настоящим изменениям в Положение.

Аванс может быть выдан:

• индивидуально обучающемуся при наличии приказа о направлении его на мероприятие;
• руководителю (руководителю группы) на основании приказа, в котором указывается должность, фамилия, имя и отчество ответственного работника, через которого будут производиться расчеты по поездке обучающихся в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о возмещении расходов, связанных со служебными командировками.

5.2 Заявление на получение аванса подается в управление бухгалтерского учета и отчетности не менее чем за пять рабочих дней до поездки.

5.3 Не позднее трех рабочих дней с момента возвращения из поездки обучающийся либо руководитель (руководитель группы) обязаны представить в управление бухгалтерского учета и отчетности авансовый отчет и приложить надлежаще оформленные документы, подтверждающие факт осуществления расхода.

5.4 В случае поездки за пределы территории Российской Федерации необходимо приложить копию заграничного паспорта (страницы с фотографией, визой и штампами о пересечении границы).

6 Порядок утверждения, внесения изменений и отмены Положения

6.1 Настоящее Положение, а также вносимые в него изменения утверждаются и вводятся в действие приказом ректора университета.