Оренбургский государственный университет

Порядок уничтожения документов

Выписка из Положения об экспертной комиссии

1. Уничтожению документов предшествует экспертиза ценности документов.
2. Для организации проведения работы по экспертизе ценности документов (выделения документов на постоянное хранение и на уничтожение) в структурных подразделениях университета создаются экспертные комиссии (далее — ЭКсп).
3. ЭКсп создаются в таких структурных подразделениях университета, как институты, факультеты, управления.
4. ЭКсп состоит из:

   1) руководителя структурного подразделения (директора, декана, начальника управления) — председателя ЭКсп;

   2) лица, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении — секретаря (по назначению руководителя);

   3) представителя архива университета.

5. ЭКсп осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением об экспертной комиссии от 09.06.2023 № 39-Д, введенным в действие приказом ОГУ от 09.06.2023 № 522.

6. Функции ЭКсп:

   ЭКсп осуществляет экспертизу ценности документов:

   • постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения для дальнейшей передачи документов в архив университета;
   • временного (до 10 лет) хранения для выделения к уничтожению после истечения срока хранения.
7. Лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, оформляет акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению», затем представляет для рассмотрения и дальнейшего согласования членам ЭКсп.
8. Документы включаются в акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению», если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например: документы 2019 года со сроком хранения 3 года включаются в акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению», составляемый в 2023 году.
9. Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» рассматривается на заседании ЭКсп и утверждается председателем экспертной комиссии университета — курирующим проректором. Заседания ЭКсп протоколируются.
10. Запрещается уничтожать документы с истекшим сроком хранения без предварительно составленного и согласованного с членами ЭКсп акта «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» (инструкция по делопроизводству ОГУ).
11. Курсовые работы (проекты) относятся к документам временного (до 10 лет) хранения и подлежат уничтожению в соответствии с вышеописанным порядком.
12. Документы, подлежащие уничтожению, передаются (в расшитом виде, без обложек, металлических и пластиковых креплений) в хозяйственный отдел университета лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.
13. В акте «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» работником хозяйственного отдела ставится отметка о приеме документов.
14. Архив университета (ауд. 170509, тел.: 37-27-84, внутр. 10-62, e-mail: arhiv@mail.osu.ru) осуществляет методическое руководство и оказывает консультационную помощь ЭКсп.