Инструкция о порядке подготовки и передачи дел в архив

Утверждена приказом ректора от 30.10.2026 № 887

Скачать в формате PDF

Скачать в формате DOCX

Приложение 1. Форма обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения

Приложение 2. Образец оформления обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения

Приложение 3. Образец оформления обложки дела по личному составу

Приложение 4. Форма листа использования дела

Приложение 5. Форма внутренней описи документов дела

Приложение 6. Образец оформления внутренней описи документов дела

Приложение 7. Форма листа-заверителя дела

Приложение 8. Образец оформления листа-заверителя дела

Приложение 9. Форма описи дел структурного подразделения (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу)

Приложение 10. Образец оформления описи дел по личному составу

1 Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок подготовки и передачи в архив законченных делопроизводством дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

1.2. Дела, подлежащие передаче в архив, формируются согласно действующей номенклатуре дел и сдаются согласно графику приема документов.

1.3. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив университета после окончания календарного года, в котором они были заведены. Личные дела обучающихся подлежат передаче в архив после окончания обучения (отчисления), личные дела сотрудников — после увольнения.

1.4. Передаче дел в архив университета предшествует работа структурных подразделений по подготовке дел (оформлению и описанию) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.5. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в университете осуществляется работниками отдела документационного обеспечения и контроля исполнения документов и архива.

2. Оформление дел

2.1. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета).

2.2. Структура дела:

1. Обложка дела (приложения № 1, 2, 3).
2. Чистый лист (кроме личных дел).
3. Лист использования дела (приложение № 4).
4. Внутренняя опись документов дела (приложения № 5, 6).
5. Документы.
6. Лист-заверитель дела (приложения № 7, 8).

2.3. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Дело объемом свыше 250 листов делится на отдельные тома.

2.4. В дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел, и должны последовательно освещать определенные вопросы.

Документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Протоколы, приказы в делах располагаются в хронологической последовательности по регистрационным номерам.

В дело включается один экземпляр каждого документа.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

Дела и документы, которые систематизируются по фамилиям, располагаются в алфавитном порядке. При совпадении первых букв фамилий нужно учитывать последующие буквы вплоть до третьей. Если фамилии полностью совпадают, тогда уже ориентируются на имена, а при полном совпадении имен — на отчества.

Приложения, выписки из протоколов, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся.

Личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности по мере поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии).

В дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты).

В дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики.

2.5. Подшивка или переплет дела при передаче в архив должны быть выполнены следующим образом:

• документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций в них;
• при подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки);
• особо ценные документы (документы, имеющие историческое значение и др.), а также невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы предыдущего образования и др.) вкладываются в дело.

2.6. Нумерация листов в деле:

• все листы (кроме листа использования дела, внутренней описи и листа-заверителя) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом, употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается;
• листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно, начиная с единицы;
• сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется тоже как один лист;
• лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист;
• если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, перевод, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
• подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
• подшитые в дело документы с собственной нумерацией (печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле;
• в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новый лист-заверитель, старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

2.7 Обложка дела:

• обложки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу составляются и оформляются по установленной форме (приложение № 1), в которой указываются наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов, срок хранения. Образцы оформления обложек дел представлены в приложениях № 2, 3;
• в тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части) при его наличии;
• на обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за…год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел;
• датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола;
• крайними датами личного дела сотрудника являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора – дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. Крайними датами личного дела обучающегося являются даты подписания приказа о зачислении и приказа об окончании обучения (отчисления);
• срок хранения дела прописан в номенклатуре дел.

2.8. Внутренняя опись документов дела:

• для учета документов в деле, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа (особо ценные, личные дела и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 5). Образец оформления внутренней описи представлен в приложении № 6;
• внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются сведения о порядковых номерах документов дела, регистрационных номерах документов (если документ зарегистрирован), датах документа, заголовках и номерах листов дела. Регистрационный номер документа имеют приказы, протоколы, распоряжения;
• в конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно от общей нумерации документов дела. Информация о количестве листов внутренней описи документов дела включается в лист-заверитель;
• внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления;
• если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

2.9. Лист-заверитель дела:

• для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела;
• лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе по установленной форме (приложение № 7), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных номеров листов, пропущенных листов, конвертов с вложениями и количеством вложенных в них листов) и особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки). Образец оформления листа-заверителя представлен в приложении № 8;
• лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе;
• количество листов в деле, указанное в листе-заверителе, проставляется на обложке дела;
• если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

3. Передача дел

3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу. Их передача производится по форме описи дел (приложение № 9), в соответствии с номенклатурой дел для каждого структурного подразделения. Образец оформления описи дел по личному составу представлен в приложении № 10.

3.2. Опись составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых остается в структурном подразделении, а второй предается вместе с делами в архив ОГУ. Так же опись дел передается в архив ОГУ в электронном виде в редактируемом формате.

3.3. Личные дела формируются в алфавитной последовательности фамилий, имен и отчеств (при наличии) отдельно по годам завершения обучения (отчисления) обучающихся, увольнения сотрудников.

3.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив университета не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях университета и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

3.5. В период подготовки структурным подразделением дел, подлежащих передаче в архив, работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.

3.6. Прием каждого дела производится заведующим архивом или архивариусом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.

3.7. Личные дела обучающихся, завершивших обучение в университете, передаются учебно-методическим управлением в архив ОГУ после окончания обучения не позднее восемнадцати месяцев. Личные дела работников, уволенных в течении календарного года, передаются отделом управления персоналом в архив ОГУ после окончания календарного года.

4. Заключительное положение

4.1. Дела, оформленные ненадлежащим образом, с нарушениями настоящей инструкции, на хранение в архив не принимаются до устранения отмеченных недостатков.

4.2. Настоящая Инструкция, а также вносимые в нее изменения и дополнения утверждаются приказом ректора ОГУ.

Дела, оформленные ненадлежащим образом, с нарушениями настоящей инструкции, на хранение в архив не принимаются до устранения отмеченных недостатков.